お問い合わせ

企業マーケティング・セールスBLOG

企業のブランディング、マーケティング施策、btobのセールス支援などに関する最新情報・お役立ち情報をご提供します。

株式会社デファクトコミュニケーションズ> ブログ> ブランディング> プレゼンを成功に導く資料の作り方/作成代行サービスも上手に利用

プレゼンを成功に導く資料の作り方/作成代行サービスも上手に利用

ブランディング 2019.12.24

プレゼンを成功させる資料作り

プレゼンとは「プレゼンテーション」の略です。

セミナーや商談などで、口頭や視覚資料を交えて、こちらの訴求したい情報を伝える作業です。そして、プレゼンターの語り口を補完する存在として、欠かせないのがプレゼン資料です。ところがこのプレゼン資料、いざ自分で作成してみると、中々に難しいものです。

そこで今回は、プレゼン資料を作成する上での要点をまとめてみました。また、作成代行サービスを賢く利用するポイントについても、ご説明します。

目次

1. 「誰に何を伝えたいのか」を明確にする

プレゼン資料を作成する目的は、プレゼンや提案を行うことで、相手にこちらが望んでいる行動を取らせることです。この目的を達成するためには、「誰に何を伝えるか」をはっきりとさせることです。限られた時間で、膨大な情報の中から訴求したい事がらを伝えるには、しっかりと相手を見定めて資料に反映させなければなりません。

そしてこれができれば、聞き手に合った内容や文体、レイアウトで資料を作成することが可能になり、プレゼンの成功率を高めてくれるのです。プレゼンする相手が見込み客なのか、これまでにもお付き合いのあるクライアントか、あるいは社内プレゼンで重役や上司に対する提案なのかによって、盛り込む情報や構成、見せ方などを変える必要があります。

プレゼン資料作成のポイント

ではここからは、実際にプレゼン資料を作成する手順について、見ていきましょう。

2. プレゼン資料の基本構成

プレゼン資料には、オーソドックスなフレームがあり、下記のようなものです。

問題提起】⇒【解決方法】⇒【具体的なメソッド】⇒【聞き手のメリット】⇒【結論】

「聞き手のメリット」というのは、こちらの提案内容が実行された場合、聞き手である顧客にどの程度のベネフィットがあるかを示すものです。はじめに問題提起していますので、提案で問題を解決すれば、顧客にどのくらい利益をもたらすかを意味します。

プレゼン資料における「CTPT」

「CTPT」は、マーケティングにおける用語の一つですが、プレゼン資料作成においても適用できるコンセプトです。CTPTは以下の言葉の、それぞれの頭文字を取ったものです。

  • Concept=コンセプト
  • Target=ターゲット
  • Process=プロセス
  • Tool=ツール

プロセスは、こちらが提案した内容を実現するための方法であり、ツールは実行するための具体的な手段です。プレゼン資料の作成において、CTPTを順序通りに踏まえていれば、必要な情報をすべて網羅しているといって良いでしょう。

どのような順番で構成するか

子どもの頃、夢中になった紙芝居。語り手が流暢にストーリーを語り、それに合わせてめくられていく画用紙は、しばしばプレゼン資料にたとえられます。

プレゼン資料は、プレゼンターが話す内容に合わせて、スライドを順序よく展開してストーリーを引き立てる必要があります。

プレゼン資料作成ツールとして、多くのビジネスマンが利用しているパワーポイントも、紙芝居のようにプレゼン展開する仕様になっています。紙芝居と同様に、語り手の口調に聞き手がひきつけられるよう、プレゼン資料のストーリー構成にも工夫をこらしてみましょう。

客観的なデータを用意する

プレゼンの目的の一つは、提案する内容に聞き手の共感を得ることです。提案内容は誰でも納得するようなものでなければならず、それには客観的なデータの裏付けが必要です。

ことに問題提起の段階では、現状を解説するのに、データを引用する方が効果的です。データの情報源は、国や自治体が行った統計結果や、金融機関のシンクタンクなどが実施した調査結果など、信憑性の高いソースを利用するようにしてください。

3.プレゼン資料作成代行サービスに依頼するコツ

プレゼン資料代行サービス

昨今では、プレゼン資料の作成を代行してくれる会社もあります。

ただ、代行サービスに依頼するといっても、こちらは何もしなくてよい訳ではありません。外部の専門家に依頼する上で重要なことは、密にコミュニケーションを取ることです。

打ち合わせの段階で、「誰に何を伝えたいか」と、データやデザインについて話し合いをしていても、できた資料を見ると、認識が微妙にずれているということにもなりかねません。それを防ぐためにも、意思の疎通は十分に図っておきたいものです。その時に気をつけておきたいのが以下の2点です。

イメージを視覚的に伝える

代行業者にイメージを伝える際、参考になるようなイメージ材料を添付しておくと分かりやすいでしょう。たとえばデザインのイメージ色をきめる時に、「青」とただ口頭で伝えるだけでなく、「DICの何番」というように色見本を添えて指定すれば、間違いは起こりません。

作成状況を随時確認する

資料作成を依頼したら、「いつまでにこの過程の作成」が確認できるスケジュール表の提示を求めましょう。資料の作成が終わって、納品の段階ではじめて確認、という事態だけは避けてください。

人それぞれに好みや感性に違いがあるように、こちらの要望と作業者側の認識にズレが生じるとこはままあることです。資料作成の進捗を追いながら、その都度、微妙な調整ができれば、資料が出来上がってから、「こんなはずでは・・・」ということにはならないはずです。

プレゼン資料は要点をおさえて/時には代行サービスも上手に利用

今回は、プレゼン資料を作成する上でのポイントについて、見てみました。また、忙しいビジネスマンがプレゼン資料作成代行サービスを活用する利点についても触れておきました。「プレゼン資料くらい、自分で何とかするよ」とおっしゃる方は多いでしょうが、そこはやはり専門家。プロの作成する資料と、素人との手による資料とでは似て非なるものです。

また、資料を作成する時間と手間も、本業を圧迫するようでは本末転倒です。割りきってプロの手にまかせるのも、賢い選択肢の一つと言えるのかもしれません。

デファクトコミュニケーションズのセミナー資料制作・編集」はこちら

「セールス支援」に関する記事はこちらよりご覧ください。