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校正ツールとは何か/校正ツール比較

万年筆でノートに英文字を書いているイメージ

ビジネスシーンにおいては、メールのやり取り、営業資料や会議資料の作成など、あらゆる場面において、文章作成という作業は発生します。クライアントへのメールを作成し、内容を見直さずに送信して、後で間違いに気づき、恥をかいたというご経験は誰にもおありでしょう。

これが、オウンドメディアの運営に携わり、コンテンツの作成と発信を担当している方であれば、笑いごとでは済まされません。文章に誤字・脱字が含まれ、不適切な表現が使用されていると、コンテンツの内容自体の信ぴょう性に疑問符が付いてしまいます。それだけではなく、企業を代表する意見であれば、企業のブランドを著しく低下させてしまうこともあり得るのです。

そこで「校正」という作業が必須になりますが、昨今では高品質の校正ツールが開発されており、有効に使いこなせば、文章の精度を上げ、業務の効率化を図れます。

今回は、コンテンツ制作において、校正ツールが必要な理由と、おすすめの校正ツールをいくつかご紹介しましょう。

校正ツールが必要な理由

ボールペンで文字を記す左手

企業のコンテンツ制作において、校正ツールがなぜ必要なのでしょうか。
その理由について、見てみましょう。

単純な校正作業はソフトに任せる

文章を作成したら、校正は重要な作業です。大手出版社や雑誌社ならともかく、一般企業では大抵は、文章を執筆した本人が行います。一文字ずつ、目視で文面を追っていくのが基本ですが、これは精度において限界があります。文章を書いた本人が校正を行うと、内容が頭に残っていて、冷静に文章を眺めることが難しくなるからです。できれば、文章を書き上げてから1日は時間をおいて、校正を行うとよいでしょう。

ただ、忙しいビジネスパーソンには、校正に十分な時間をかけられないのが現状ではないでしょうか。

そんな時には、校正ツールをうまく活用して、時短につなげる方法があります。
校正ツールは、書いた文章をコピペで貼り付けるか、直に入力して、誤字や脱字がないか、文法的に間違っていないか、確認するソフトです。もちろん、人が目で文字づらを追ってもよいのですが、同じ作業でも、ソフトの方が費やす時間は格段に短くて済みます。機械的に行える校正作業はソフトに任せ、最終的なチェックは人がすれば、作業時間を短縮できます。また、その分の時間を文章の作成など、クリエイティブな作業に振り分けることも可能です。

理想は校正ツールと人の手による校正作業の併用

校正ソフトは便利なツールですが、万能ではありません。あらかじめプログラムされた内容に基づいて、書かれた文章に誤字・脱字、文法的な誤りがないかを判断するソフトウェアです。ソフトの種類にもよりますが、文章の中に、読み手が不快に感じる表現がないか、あるいは1センテンスの長さが適切かなど、校正ツールでは判断がつきにくい場合があります。その際は、人の手で校正を行うことで、より文章の精度を高めることができるのです。

実際に校正を行うのであれば、面倒でも紙に印刷してから、赤ペンで修正するようにしてください。パソコンの画面でチェックすると、同じ箇所を重複して読んでしまい、かえって時間を浪費してしまうことにもなります。紙に赤を入れながら読み進めれば、その都度、進捗状況を目で確認することもできます。また、作業環境が許すのではれば、文章を音読してみましょう。こうすることで、一文が無理のない息継ぎで読めるか、つまり、句読点が望ましい位置に使用されているかをチェックできます。

WEBコンテンツの校正・校閲を怠ると発生するリスク

怒った顔で指でバッテンを作る女性

企業のオウンドメディア運営において、優良なコンテンツの配信は欠くことのできない作業の一つです。では、この「優良なコンテンツ」とは、何を指すのでしょうか。ユーザーが読みたがっている記事であることはもちろんですが、それに加えて、誤字・脱字や表記の揺れ、不快な表現を含まない文章と言えるでしょう。また、きちんとした事実に基づいて書かれ、内容の構成に矛盾のないことも重要な要素です。それを実現するために、校正・校閲という行程が存在するのです。

WEBコンテンツにおいて軽視される校正・校閲作業

主に紙媒体を扱う大手新聞社や雑誌社では、誤った内容の原稿が、一旦印刷されてしまったら修正は不可能です。それゆえに、専門の部署を設け、専属の校閲記者に校正・校閲作業にあたらせる訳です。

これが、一般企業におけるデジタルコンテンツ制作においては、少し事情が違ってきます。紙媒体と比較すると、デジタルコンテンツは拡散するスピードが各段に早く、内容の更新も容易に行えるという特徴があります。仮に間違った情報を自社サイトにアップロードしても、後から気付いて簡単に削除、あるいは訂正が可能です。それだけに、「いつでも修正できる」というお手軽さからか、印刷物の作成に比べて、校正・校閲作業は軽んじられる傾向にあるようです。

校正・校閲を怠ると発生するリスク

前述したように、デジタルコンテンツは、圧倒的な拡散力と、容易に何度でも内容を更新できる点が長所ですが、同時にそれが短所でもあります。もし、事実と反する記事が、自社のサイトにアップロード、あるいはメール配信されたら、情報は一瞬にして世界中を駆け巡ることになるのです。

それだけではなく、その記事を見た人がシェアしてしまうと、後から情報を訂正しても間に合いません。事実無根の内容が、永遠にネットの大海をさまようことになります。この現象は、一度、肌に彫り込んだ「入れ墨(タトゥー)」は消すことができないことに例えて、「デジタルタトゥー」と呼ばれています。

誤字・脱字程度であれば、まだ笑い話で済むかもしれません。しかしこれが、人名や社名などの固有名詞、製品のスペックに関する数字、商品の金額などであると、修正だけでは追いつかず、企業自体の信用を損なうことにもなるのです。さらに書かれた情報に、医療や金融、法律関連の法令に抵触する内容や表現が含まれていると、経営者や役員が謝罪するケースにもなりかねません。

そうなると、事態は社会問題化し、企業ブランドを著しく低下させることになるのです。

各種校正ツールの比較(有料ソフト)

散乱する色とりどりのグラフ、電卓、ルーペ、ボールペン。

ではここからは、おすすめの校正ツールをご紹介しましょう。
校正ツールには、無料で試すことができるものと、有料のソフトがあります。まずはどんなものか、気軽に使用してみたいのであれば、無料ソフトでも十分です。ただ、やはり有料ソフトの方が、無料ソフトにはない拡張機能が充実しています。作成した文章を、さらに高品質なコンテンツに仕上げたいのであれば、有料ソフトをご利用になる方がよいでしょう。

文献(ぶんけん)~文章作成アドバイスツール~

独自に研究した「100を超える視点」に基づき、作成した文章をあらゆる角度からチェックしてくれます。

クラウドツールなので、WEB上の専用画面に書いた文章をコピペするだけで利用できます。基本の校正・校閲機能としては、誤字・脱字のチェック機能にはじまり、誤った敬語や重複表現、気をつけたい商標や固有名詞、差別語・不快語の検出機能があります。また、文章をより読みやすくすることを目的とした、「推敲支援」機能も充実しています。「表記の揺れ」や「二重否定表現」、「冗長な表現」のチェック、「50文字以上の文に読点があるか」など、読み手を意識した文章作成のアドバイスをしてくれます。
文献
https://rider-store.jp/bun-ken?a8=2Co3OCRMmFu9pvoC7i7hfFppB9vwcpohLi73AjQC_hyMmFopcqKCQFoMkqv.S.K7DhajuLo0DCo35s00000017376003#reason01

Picassol(ピカソル)~文書編集・校正支援ソリューション~

文書の編集や校正作業を支援する、クラウドサービスです。
株式会社講談社と、日本電気株式会社が共同開発した編集プログラム「Smart Source Editor(スマートソースエディター)」をクラウドとして提供しています。

講談社が監修した校正辞書と、日本電気が開発した日本語解析技術を駆使し、用途に合わせた文章の校正とルビ使いを指摘してくれます。保存形式には、「XML」という汎用テキストデータを採用しているので、WEBへの配信はもちろん、紙媒体やプリント・オン・デマンドなど、低コストでのマルチ展開を実現しました。
Picassol
http://www.pubridge.jp/business/picassol/

Just Right!6 Pro (ジャストライトシックスプロ)~文章校正支援ツール~

高度な校正支援機能を用いて、誤字・脱字、誤用、表記の揺れ、不適切な表現などを一瞬にしてチェックしてくれます。文章内に、指摘箇所をマーキングで色分けして表示するので、修正箇所は一目瞭然で認識できます。

「校正ウインドウ」に、指摘した理由や訂正候補を表示するので、チェックボックスを選択するだけで、本文への修正作業が容易に行えます。また、企業独自に表記基準があるのであれば、「校正用辞書ユーティリティ」機能を使って、表記や読みのルールを一括登録することで、自社ルールに沿った校正が可能になります。さらに、文章を単語レベルに分解し、単語それぞれの読みや表記、品詞を自動表示する「形態素アナライザー」機能を搭載しています。これにより、品詞の指定に迷うことなく、単語登録を簡単に済ませるようになりました。
Just Right!6 Pro
https://www.justsystems.com/jp/products/justright/

まとめ:目視による校正は重要だが、工数削減・時短の観点からも、校正ツールは上手に利用するべき

指先から光を発する女性

WEBコンテンツの作成において、校正・校閲作業の重要性はご理解頂けたと思います。

いくら有益な情報でも、誤字や脱字にまみれ、不適切な表現で書かれていたら、とても優良なコンテンツとは呼べません。それだけに執筆者、あるいは担当者の目視による校正は、欠かせない作業と言えるでしょう。

ただ媒体社とは違い、一般企業であると、校正作業に十分な時間は割けないものです。そこで、校正ツールを上手に利用し、工数の削減や時間短縮を図るのも、コンテンツ制作をスマートに進める上で大切です。機械的に行える校正作業はソフトに任せ、余った時間をクリエイティブ作業にあてることで、コンテンツの内容を洗練させ、オウンドメディア運営を成功に導くことに繋がるのです。

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